Storia di ordinaria procrastinazione e mancata produttività aziendale e … domestica!

La mia cara vecchia lavatrice, ormai maggiorenne, alcuni mesi fa ha deciso di cominciare a fare le bizze. Siccome io ero il designato a doverla sostituire, ho iniziato a cercare il modello giusto con lunghe trattative con l’ufficio produzione (la moglie), il system integrator (il venditore) e il reparto finance (il conto corrente).

Visto che intanto arrivava l’estate, quindi magari avremmo passato qualche settimana fuori casa, e poi effettivamente… funziona male ma funziona, sì ogni tanto si blocca, ma poi riparte. Perché cambiare qualcosa che tutto sommato ancora va?

L’escalation del problema

Passa l’estate e il problema si amplifica, il reparto finance però mi dice che stanno per arrivare i voucher elettrodomestici, dai aspettiamo ancora… Quante volte sentiamo questo discorso nelle aziende? “Arriveranno gli incentivi”, “il budget lo avremo il prossimo trimestre”, “aspettiamo le nuove disposizioni”.

Passano le settimane e alla fine per fare un “classico e quotidiano lavoro standard”, la produzione (sempre la moglie perché io non sono abbastanza qualificato causa errori imperdonabili in passato) mi comunica che anziché 1 ora e 30 minuti ci mette almeno 2 ore e 45 minuti perché ad ogni schermata blu, pardon, blocco della lavatrice, riparte quasi da zero. È esattamente quello che succede quando il server aziendale va in blocco, quando il gestionale si pianta, quando i PC iniziano a rallentare sempre di più.

Inoltre, ci si mette in mezzo le HR che non sono disposte a pagare straordinari a causa della mancata sostituzione del basilare strumento domestico, che tradotto significa “stai sveglio tu a stendere visto che si blocca perché non l’hai cambiata”. In azienda questo si traduce in: “fai gli straordinari per recuperare il tempo perso dai malfunzionamenti”, “arrangiati con quello che hai”, “trova una soluzione temporanea”.

La risoluzione e la lezione appresa

Come è andata a finire? Semplice, abbiamo sostituito la lavatrice senza ovviamente aspettare i voucher e il benessere familiare è tornato ai livelli pre-crisi. Niente più svegliate notturne per stendere, niente più bucati da rifare, niente più tensioni domestiche per un elettrodomestico malfunzionante.

Morale della storia? Procrastinando il problema abbiamo sprecato molte ore/addetto, sprecato denaro in energia quando si bloccava e doveva ricominciare tutto da capo. Cambiandola subito non avremmo avuto questi sprechi! È matematico: il costo della procrastinazione alla fine supera sempre quello dell’investimento immediato.

Il consiglio per gli imprenditori

Cosa consiglierei a un imprenditore o al suo ufficio acquisti/CdA? Valutare attentamente il costo della procrastinazione! E se questa dipende da un IT datato o malfunzionante, siamo qui per aiutarvi tramite un progetto dove valuteremo lo stato attuale, i margini di miglioramento e i risultati ottenibili. Potreste migliorare la produttività nascosta valutando aspetti finora poco considerati, perché la tecnologia va sfruttata non “subita”.

Il caso del macchinario nuovo e del PC vecchio

Non siete ancora convinti a contattarci? Vi faccio un esempio pratico che mi è successo davvero. Qualche anno fa un nostro cliente acquistò un macchinario nuovo, molto più potente e veloce del precedente, e ci contattò per impostare il PC che già possedeva per gestire il lavoro sul nuovo macchinario. Gli feci notare che era molto, anzi decisamente troppo datato per gestire la nuova macchina, ma la sua risposta era che lo avrebbe cambiato l’anno successivo per vincoli di budget.

Era la stessa logica della mia lavatrice: “funziona male ma funziona ancora, facciamolo andare”.

Ovviamente i nodi arrivarono subito al pettine e il macchinario continuava a bloccarsi a causa del PC che lo comandava che, sotto stress, mostrava tutti i suoi limiti. Il cliente si trovava con un investimento importante (il nuovo macchinario) che non poteva essere sfruttato al massimo delle sue potenzialità per colpa di un PC che costava una frazione dell’investimento principale.

La frustrazione cresceva giorno dopo giorno: fermi macchina continui, operatori che non riuscivano a lavorare, programmazione della produzione che saltava. Era esattamente la stessa situazione che vivevo io con la lavatrice, solo che qui c’erano in ballo migliaia di euro al giorno.

Alla fine, dopo 2 mesi di problemi continui, si convinse a sostituirlo con frasi del tipo “mi serve immediatamente e lo voglio sovradimensionato”. Da “aspettiamo l’anno prossimo” a “lo voglio subito e potente”. Il classico cambio di priorità quando il problema diventa insostenibile.

La risoluzione del problema e la lezione appresa sulla produttività

Il costo del fermo del nuovo macchinario insieme al costo dell’addetto che non poteva lavorare superò di diverse volte (ma tante eh…) il costo della sostituzione del PC che andava fatto subito come “parte integrante dell’elemento produttivo”, ovvero il macchinario.

Eh già, elemento produttivo. A volte non si pensa che la produttività è una catena di elementi collegati fra di loro. Quando compri un macchinario da decine o centinaia di migliaia di euro e lo vuoi gestire con un PC da qualche centinaio di euro di dieci anni fa, è come comprare una Ferrari e metterci le ruote della Panda: tecnicamente si può fare, ma non ha molto senso.

La produttività come ecosistema

In azienda, come in casa con la lavatrice, ogni elemento del processo produttivo è collegato agli altri. Non puoi pensare che un anello debole della catena non influenzi tutto il resto. Il PC che comanda il macchinario, il server che gestisce i dati, il software che coordina la produzione, la rete che collega tutto insieme: sono tutti elementi di un unico sistema.

Quando uno di questi elementi inizia a fare le bizze, l’effetto domino è inevitabile. E più aspetti a intervenire, più il problema si amplifica, esattamente come è successo con la mia lavatrice.

La tecnologia va sfruttata, non subita

La differenza tra un’azienda che cresce e una che arranca spesso sta proprio in questo approccio alla tecnologia. C’è chi la subisce, aspettando che si rompa per sostituirla, e c’è chi la sfrutta come leva competitiva, anticipando i problemi e investendo al momento giusto.

Se il vostro IT vi sta facendo vivere la stessa esperienza della mia lavatrice – blocchi continui, perdite di tempo, frustrazione crescente – forse è il momento di valutare il vero costo di continuare a procrastinare. Perché alla fine, come ho imparato a mie spese, cambiare subito costa sempre meno che aspettare che si rompa tutto.

E le HR di casa (o dell’azienda) saranno sicuramente più contente.